Ben jij van team improviseren of van team voorbereiden? Als ik mijn lezerspubliek een beetje inschat zit je waarschijnlijk in team voorbereiden. Ik in ieder geval wel. Van huis uit ben ik gewend om vooraf aan ‘iets’ goed na te denken over wat er moet gebeuren, wat er kan gebeuren en hoe ik kan voorkomen dat het fout gaat. Daar bovenop komt nog mijn eigen versie om alle doemscenario’s minutieus uit te denken en ook daar nog op voor te bereiden. Je kunt je afvragen in hoeverre dat slim is. Het is in ieder geval dodelijk vermoeiend en in 99% complete overkill…
Bonnefooi
Ik kijk soms met een jaloerse blik naar mensen die hun zaakjes op de bonnefooi doen. Alles wordt in het moment bedacht, beslist en uitgevoerd. Dit zijn vaak de mensen die uitblinken in improvisatie en ‘go with the flow’, en het is een stuk minder vermoeiend dan van tevoren óveral over nadenken. Aan de andere kant zijn er vaak brandjes te blussen die voorkomen hadden kunnen worden met een beetje voorbereiding.
Wat is beter: voorbereiden of improviseren?
Ik denk dat het antwoord ergens in het midden ligt. Het is erg afhankelijk van de situatie en van de mens(en). Voor een (groot) evenement is het noodzakelijk dat je serieus goed voorbereidt, maar voor een terrasje pikken met vrienden kun je grotendeels bouwen op improvisatie.
En toch… Ook bij het terrasje pikken komt al wat voorbereiding. Het is bijv. wel echt handig als je elkaar weet te vinden en dat niet iedereen in een andere stad staat. En evenzo komt bij elk perfect voorbereid evenementen altijd wel iets van improvisatie om de hoek kijken. Je kunt het nog zo waterdicht organiseren, er gaat altijd iets fout wat je ter plekke op moet lossen.
Vertrouwen op jezelf, durf jij het aan?
Nadenken en plannen is voor hardcore voorbereiders het Grote Veiligheidsnet. Je bedenkt vooraf alle mogelijke scenario’s met de daarbij behorende oplossingen zodat je vooral geen onverwachte verrassingen krijgt. Het kost je bakken met energie, tijd en vaak ook stress. Ik wil je uitdagen om de mate van voorbereiden iets meer los te laten en in plaats daarvan te vertrouwen op jezelf in het moment.
Bedenk eens voor jezelf wat de reden is dat je op álle mogelijke situaties voorbereid wilt zijn?
- Bang om door de mand te vallen als ‘niet goed genoeg’? (No worries, geen kip die daar over nadenkt, alleen jij.)
- De gedachte dat anderen ‘iets’ van jou gaan vinden? (Doen ze toch wel, en meestal is het positief.)
- Vrees dat alles volledig mislukt? (Zelfs al zou je het willen, dan gaat het nog niet gebeuren.)
Allemaal angsten die echt voelen, maar die je tegelijkertijd ook klein houden en voorkomen dat jij echt kunt laten zien wie je bent en wat je kunt. Begrijp me niet verkeerd: voorbereiden is goed! Maar timmer niet alles dicht, want dan stop je ook alle spontaniteit en leuke verrassingen achter slot en grendel.
Onthoud dat een goede (maar niet obsessieve) voorbereiding jou de tools geeft om te kunnen improviseren als het nodig is. De fundatie van ongeacht waar jij je op voorbereidt is stevig, vertrouw daarop. Je hoeft niet alles te weten en alle scenario’s uitgeschreven te hebben. En dingen spannend vinden is oké.
Oefening in loslaten:
Denk aan een klein onderdeel van wat je doet/organiseert wat niet reuzebelangrijk is. Als je dit zou loslaten en het gaat inderdaad mis, wat is dan het worstcase-scenario? Stel jezelf de volgende vragen:
• Is het echt serieus een ramp van grote omvang?
• Kun je het ter plekke oplossen of is achteraf ook goed?
• Moet je dat zelf doen of kun je hulptroepen inschakelen?
• Als dit iemand anders overkomt, hoe zou je er dan tegenaan kijken?
Waarschijnlijk valt het allemaal wel mee en heb je inmiddels 26 oplossingen bedacht. Zie je wel dat je het kunt?
Blijf vooral oefenen en zoek de balans tussen voorbereiden en loslaten.
Mijn eigen ervaringen
De laatste tijd zijn er meerdere situaties geweest waarin ik heb moeten oefenen met loslaten en improviseren. Als die hard structuurjunk is dat lastig, maar het blijkt ook verrassend goed voor mijn zelfvertrouwen.
Zo ben ik onlangs webinars gaan geven en natuurlijk bereid ik alles tot in de puntjes voor (duh😉). En toch weten de deelnemers mij elke keer weer te verrassen met vragen waar ik het antwoord niet op weet of invalshoeken waar ik niet aan gedacht heb. Eerste vond ik dat vreselijk, het voelde als falen. Maar inmiddels ben ik naar die vragen uit gaan kijken. Ik hoef niet alle kennis die er is in dat ene hoofdje van mij paraat te hebben, daar is mijn hoofd te klein voor. Na het webinar pluis ik de vragen uit en koppel de antwoorden terug aan de deelnemers. Vinden ze daar iets van? Jazeker! Ze zijn blij dat ik het uitzoek en hun vraag beantwoord. That’s it.
De andere situatie was het bijna zinken van mijn schip. Met mij erbij. Dat heb ik niet kunnen voorbereiden en tijd om lang na te denken over de juiste oplossing was er ook niet. Het was pure improvisatie en direct handelen om dat stuk ijzer boven water te houden. Voor een volgende keer ben ik beter voorbereid, maar kan ik 100% uitsluiten dat zoiets weer gebeurt? Nope, tenzij ik mijn schip op het droge laat staan, maar dat gaat in tegen de functie van een schip. Deze ervaring heeft mij geleerd dat ik handel, ook in een situatie van stress. En daar vertrouw ik op.
Voorbereiden + loslaten = vertrouwen
Voorbereiden is belangrijk en goed. Datzelfde geldt voor op tijd loslaten. De kunst is om de juiste balans te vinden en die verschilt per situatie en per persoon. Ga eens voor jezelf na hoe bij jou de balans is. Is het in evenwicht of slaat ie toch makkelijk door naar een overmaat aan voorbereiding en stress? Bewustwording is de eerste stap, met kleine (en spannende) stapjes richting evenwicht gaan is de volgende.
